Базовые документы отдела продаж

документы отдела продажДобрый день. С вами Илья Ленков, руководитель проектного отдела агентства Salecontent. Не так давно наши подписчики получили анкету, с помощью которой смогли оценить эффективность работы своего отдела продаж.

По результатам мы поняли, что у большей части аудитории нет даже небольшого отдела продаж. Решением стало создание материалов, в которых мы познакомим вас с принципами и инструментами отделов продаж.

 

Сегодня вы узнаете базовые документы отдела продаж. Давайте приступим.

 

Для старта отдела продаж нужно знать две вещи: какой формат будет у вашего отдела и кто его будет строить. Об этом мы поговорим в следующих материалах. Следите за нашим блогом. Кстати, прямо сейчас мы строим собственный отдел продаж, поэтому и делимся практическим опытом 😉

Какие базовые документы отдела продаж необходимы для его успешного построения, развития и масштабирования? Вот они:

  • структура отдела;
  • планы продаж;
  • система мотивации;
  • регламент работы в CRM;
  • регламенты работы с клиентами.

 

Структура отдела продаж

Оргструктура отдела продаж строится так же, как и структура компании в целом. Вы должны показать взаимосвязи между сотрудниками, их руководителя и место среди других подразделений. С очки зрения графического оформления все понятно. Остается вопрос функциональной структуры, которая может быть разной.

  • Классический отдел продаж , где менеджеры одинаково работают с новыми и существующими клиентами.

 

 

  • Двухуровневый отдел продаж — на первом уровне менеджеры привлекают клиентов, с которыми работают специалисты второго уровня.

документы отдела продаж

  • Трехуровневый отдел продаж отличается от предыдущего тем, что за привлечение клиентов, продажу и дальнейшую работу отвечают три разных подразделения. В привычном для нашей страны понимании это отделы маркетинга, продаж и работы с постоянными клиентами.

документы отдела продаж

Есть еще пятиступенчатый отдел продаж, но я не встречал его на практике. Если вы знакомы с данной моделью, то поделитесь с нами в комментариях 😉

 

Планы продаж

С планами продаж все более понятно, чем со структурой. Дело в том, что вам нужно разработать два вида плана — на отдел и индивидуальный план для менеджера. Обычно план на отдел охватывает конечную величину: месяц, квартал, полугодие или год. Чем больше ваш срок планирования, тем вероятнее изменение в плане.

План продаж строится по существующим показателям деятельности отдела. Допустим, за прошлый год вы продали на 12 миллионов рулей. Проанализировав объем продаж за каждый месяц и ситуацию на рынке, вы можете создать план на будущий период.

 

документы отдела продаж

Если вы строите отдел продаж в новой компании, которая работает первый год, то как правило у вас нет данных по продажам. В этом случае имеет смысл составить план на небольшой период (например, квартал) и затем отталкиваться от полученных показателей.

 

Система мотивации

Система мотивации состоит из двух больших блоков — материальная и нематериальная мотивация. Как следует из названий, материальная мотивация напрямую связана с деньгами, а нематериальная не связана 🙂 Получилось определение в стиле капитана Очевидности.

документы отдела продаж

В материальную мотивацию входят зарплата, бонусы, премии, а также штрафы и комиссионные. Подробнее вы узнаете в следующей статье.

Нематериальная мотивация включает в себя дружный коллектив, оплату обедов за счет компании, корпоративную библиотеку, обучение. Понятное дело, что подобные опции должны стимулировать ваших менеджеров эффективнее трудиться.

 

Регламент работы в CRM

Надеюсь, что у вас уже есть CRM-система для управления клиентами. Чтобы CRM использовалась на 100% необходим регламент — документ, объясняющий принцип работы в системе и помогающий вам или руководителю отдела продаж контролировать менеджеров.

документы отдела продаж

В разработке регламента принимаете участие либо лично вы, либо ваш руководитель отдела продаж.  Регламент должен  состоять из следующих частей:

  • Резюме (общие правила и рекомендации работы в CRM)
  • Оформление заказа/сделки
  • Инструкции по работе с клиентом
  • Проверочные тесты

В прошлом материале мы написали подробную инструкцию по разработке регламента CRM.

Регламенты работы с клиентами

У вас обязательно должны быть документально оформленные регламенты по работе с новыми и постоянными клиентами. В такие регламенты должны входить:

  • выделенные бизнес-процессы;
  • четкие инструкции, отвечающие на вопрос «Что делать?»
  • чек-листы для проверки отдела продаж.

 

Этого минимума должно хватить на старте. Конечно же, мы не стали рассматривать документооборот, найм менеджеров по продажам, системы контроля. Это значит, что в дальнейших материалах разберем каждый из пунктов подробно. До скорых встреч.

 

 

 

 

The following two tabs change content below.
Руководитель проектного отдела агентства Salecontent, кандидат экономических наук. Знаю все о процессном управлении.

Комментарии:

Вверх